Stock opname - prosedur dan teknis pelaksanaan

Stock opname adalah penghitungan fisik persediaan barang dagang untuk dicocokkan dengan catatan perusahaan. Sehingga hasil akhir stock opname adalah laporan perbedaan quantity barang dagang, dan penjelasannya.

Konsep proses stock opname sebenarnya sederhana, yaitu:

1. Stop pergerakan barang.
2. Pastikan semua dokumen terkait pergerakan barang selesai dicatat.
3. Lakukan perhitungan fisik barang.
4. Bandingkan antara jumlah fisik dengan jumlah di catatan.
5. Telusuri perbedaan dan lakukan penghitungan fisik ulang, jika diperlukan.
6. Mencatat perbedaan agar jumlah fisik barang = jumlah barang di catatan perusahaan.

Dalam prakteknya, pelaksanaan stock opname tidak sesederhana itu, apalagi bila jumlah item banyak dan berada di beberapa lokasi.

Secara umum, proses stock opname akan seperti di bawah ini:

A. Persiapan

  1. pembentukan team stock opname. Minimal ada 1 koordinator dan 2 team, yaitu:

• Team Admin: bertugas menyiapkan, mendistribusikan count tag serta menerima count tag dari team Lapangan. Kemudian pengecekan count tag yang sudah diisi dan melakukan data entry.
• Team Lapangan; bertugas melakukan perhitungan fisik. Jika barang yang di-stock opname banyak, maka perlu dibentuk beberapa Team lapangan.Tiap team harus terdiri atas gabungan orang gudang dan orang non-gudang. Orang gudang hafal letak barang dan biasanya mampu mengoperasikan forklift atau alat-alat penunjang stock opname, sementara orang non-gudang untuk menjamin validitas data. Bila laporan keuangan perusahaan diaudit, maka Auditor juga akan mengikuti Team Lapangan dalam pengecekan fisik barang, walaupun tidak harus full count.

       Sebaiknya seminggu sebelum pelaksanaan stock opname dilakukan technical meeting untuk memastikan semua orang yang terlibat memahami tugasnya dalam stock opname. Rapat tersebut juga untuk mengetahui apa saja dan berapa banyak perlengkapan yang harus disiapkan untuk pelaksanaan stock opname.

  2. pemberitahuan ke customer bahwa ada stock opname; sehingga tidak ada pengiriman selama stock opname berlangsung.
  3. pemberitahuan ke supplier untuk tidak mengirimkan barang selama stock opname.
  4. block inventory dari pergerakan fisik barang ataupun pergerakan di catatan stock. Pastikan bahwa semua dokumen goods receipt maupun goods issue sudah selesai diinput ke sistem sebelum dilakukan block inventory.
  5. cetak count tag dan pisahkan count tag untuk masing-masing team lapangan. Count tag dibuat rangkap 2, yaitu Asli untuk diserahkan ke Team Admin setelah diisi, dan copy untuk ditempel di barang yang telah dihitung. Data yang harus tercantum di count tag yaitu: nama barang, tipe barang, lokasi barang, dan kolom kosong untuk diisi jumlah, jenis kemasan, satuan, tanda tangan orang gudang, non-gudang dan auditor. Jangan lupa untuk menyiapkan count tag kosong untuk menghitung barang-barang yang lokasinya tidak sesuai sistem, atau barang "temuan".
   6. bagian gudang memanfaatkan waktu selama inventory block dan sebelum stock opname untuk merapikan posisi barang. Barang yang sama pada gudang/toko yang sama harus ditempatkan di satu lokasi; agar proses penghitungan fisik lebih efisien.


B. Pelaksanaan

1. Team lapangan mengambil count tag.
2. Team lapangan melakukan penghitungan fisik. Count tag ditandangani minimal 2 orang anggota team (gudang dan non-gudang) serta auditor eksternal, bila ada. Copy count tag ditempel di barang yang sudah dihitung sebagai tanda agar tidak dobel hitung.
3. Count tag yang sudah diisi dikembalikan ke Team Admin.
4. Team Admin mengecek kelengkapan pengisian count tag dan perhitungannya.
5. Team Admin melakukan data entry; kemudian filing count tag-nya.
6. Koordinator stock opname men-download discrepancy report dan melakukan follow up.
7. Team lapangan yang berbeda melakukan penghitungan fisik ulang terhadap barang yang selisih sambil membawa count tag asli.
8. Hasil penghitungan ulang dimasukkan lagi ke sistem oleh Team Admin.
9. Kembali lakukan langkah no.6. Ulangi langkah 7 dan 8 jika diperlukan; sampai ketemu hasil akhirnya.


C. Pencatatan hasil stock opname.

Ketika selisih stock opname sudah final dan disetujui oleh Manajer/Direktur yang berwenang, maka hasil tersebut di-posting ke sistem agar jumlah barang di catatan sama dengan jumlah fisiknya.

Dan tidak lupa dibuatkan berita acara sebagai bukti stock opname telah selesai dilaksanakan, yang ditandatangani Finance/Accounting Manager dan  Gudang/Inventory Manager.

Selesai.

Metode penilaian persediaan

Harga barang-barang mengalami perubahan harga dari waktu ke waktu. Kecenderungan umum adalah harga naik karena adanya inflasi. Tetapi pada beberapa jenis barang seperti handphone dan laptop justru mengalami penurunan harga dikarenakan perkembangan teknologi atau pun keluarnya model-model baru.

Dari sudut pandang akuntansi, perubahan harga ini akan berpengaruh terhadap nilai persediaan barang dagang yang tercantum di Neraca dan harga pokok barang terjual (HPP) di Laporan Laba Rugi.

Idealnya, nilai persediaan dan harga pokok barang terjual diidentifikasi satu-satu sehingga diperoleh hasil yang akurat. Tetapi kelemahan dari cara perhitungan ideal ini adalah perlunya waktu dan usaha yang banyak, apalagi bila item barangnya berjumlah ribuan dan nilai per item barangnya kecil. Bisa-bisa yang terjadi adalah biaya pencatatan lebih besar dari margin penjualan produknya (padahal seharusnya: benefit over cost!). Sehingga disimpulkan metode identifikasi satu-satu cenderung tidak efisien untuk dilakukan; kecuali didukung dengan sistem teknologi informasi yang mumpuni. Metode identifikasi satu-satu hanya cocok untuk barang-barang yang nilainya besar dan jumlahnya sedikit. Contohnya: rumah, mobil, pesawat.

Dalam prakteknya, metode penilaian yang umum digunakan ada 3, yaitu FIFO, LIFO dan rata-rata. Perusahaan boleh memilih salah satunya, asal diterapkan secara konsisten dari tahun ke tahun. Pada akhirnya ketika semua barang sudah habis terjual, ketiga metode tersebut akan menghasilkan nilai biaya pokok penjualan (HPP) yang sama.

1.       First In First Out (FIFO) / masuk pertama keluar pertama
Metode FIFO atau Masuk Pertama Keluar Pertama mendasarkan pada asumsi bahwa barang yang terjual lebih dulu adalah barang yang dibeli lebih awal.
Ketika kecenderungan harga adalah naik seiring berjalannya waktu, maka metode FIFO menghasilkan nilai persediaan yang lebih besar dan nilai HPP yang lebih kecil. Dan sebaliknya.

2.       Last In First Out (LIFO) / masuk terakhir keluar pertama
Metode LIFO atau Masuk Pertama Keluar Terakhir adalah kebalikan dari metode FIFO; yaitu bahwa barang yang terjual lebih dulu adalah barang yang terakhir masuk dalam persediaan barang dagang.
Ketika kecenderungan harga adalah naik seiring berjalannya waktu, maka metode LIFO menghasilkan nilai persediaan yang lebih kecil dan nilai HPP yang lebih besar; dan sebaliknya. Dalam hal ini metode LIFO lebih konservatif daripada FIFO.

3.       Moving average / rata-rata bergerak
Metode moving average atau rata-rata bergerak adalah metode tengah-tengah antara FIFO dan LIFO.
Harga pokok per unit barang dihitung dengan rumus: (nilai persediaan awal + nilai pembelian) / (jumlah persediaan awal + jumlah pembelian). Harga pokok per unit ini akan berubah setiap kali terjadi pembelian dengan harga yang berbeda.
Nilai HPP dari barang yang terjual dihitung sebesar jumlah unit terjual dikalikan harga pokok rata-rata pada saat terjadi penjualan. Nilai persediaan sebesar jumlah persediaan akhir dikalikan harga pokok rata-rata yang terakhir.

Gambaran lebih jelasnya bisa dilihat dalam contoh dibawah ini:

1 Januari 2013   - Saldo awal persediaan 100 unit dengan harga Rp.50.000,- per unit.
3 Januari 2013   - Penjualan 75 unit.
5 Januari 2013   - Pembelian 50 unit, harga Rp.55.000,-
14 Januari 2013 - Penjualan 30 unit
21 Januari 2013 - Pembelian 75 unit, harga Rp.59.000,-
23 Januari 2013 - Pembelian 25 unit, harga Rp.63.000,-
25 Januari 2013 - Penjualan 50 unit
29 Januari 2013 - Penjualan 15 unit

Berdasarkan contoh transaksi selama bulan Januari 2013 tersebut, terlihat di bawah ini bahwa metode penilaian persediaan yang berbeda akan menghasilkan nilai persediaan dan HPP yang berbeda*.

* Perbedaan tersebut sifatnya beda sementara/beda waktu.

Manajemen Kas (Cash Management)

Banyak bisnis yang tumbang disebabkan oleh jeleknya manajemen keuangan.

  
Salah satu yang sangat penting dan seringkali membuat bisnis kolaps adalah manajemen kas. Dengan memahami konsep dasar tentang kas dan arus kas, akan sangat membantu kita dalam merencanakan dan mengantisipasi akibat dari fluktuasi bisnis terhadap kas, sehingga operasi perusahaan bisa tetap berjalan lancar.

Kas adalah uang yang tersedia untuk digunakan bisnis. Ibarat manusia, kas adalah darah perusahaan. Bila perusahaan sampai mengalami "kurang darah" maka bisa dipastikan akan susah untuk bergerak. Persediaan barang dagang, piutang dan harta tetap adalah aset, tetapi bukanlah kas; walaupun bisa secara cepat dikonversi menjadi uang; karena itu nilai persediaan, piutang dan harta tetap harus selalu dikendalikan supaya tidak menyerap kas terlalu banyak dan menyebabkan perusahaan kurang darah.

Arus kas adalah pergerakan kas masuk dan kas keluar dari bisnis. Mengamati kas masuk dan kas keluar adalah tugas wajib manajemen yang cukup menantang agar bisnis tetap bisa berjalan.

Arus kas positif artinya kas masuk lebih besar daripada kas keluar; ini adalah salah satu tanda perusahaan dalam kondisi sehat.

Arus kas negatif artinya kas keluar lebih banyak daripada kas masuk; antara lain disebabkan oleh menumpuknya barang dagang, piutang yang tidak tertagih terlalu lama, atau sedang melakukan investasi. Pada titik ini, bila pendanaan tambahan tidak bisa didapatkan, bisnis bisa kolaps.

Arus kas terbagi menjadi 3 komponen, yaitu:

1.       Arus kas dari aktivitas operasional, meliputi penerimaan penjualan, pembayaran ke supplier, pembayaran biaya listrik, air, telpon, gaji, bonus, sosial, makanan, seragam, dan biaya-biaya operasional yang lain.

2.       Arus kas dari aktivitas investasi; terkait dengan pembelian/penjualan mesin, tanah, bangunan, furniture, kendaraan dan harta tetap lainnya.

3.       Arus kas dari aktivitas pendanaan (financing) yaitu terkait penambahan dan pelunasan hutang dan modal.

Selama arus kas dari aktivitas operasional masih positif, maka bisnis masih sehat untuk dijalankan.

Bagaimanakah manajemen kas yang baik?

Selama kita memahami dengan baik proses bisnis kita, maka menjalankan manajemen kas itu sederhana, yaitu: 

• Ketahui kapan, di mana dan bagaimana tambahan kas akan diperlukan.
• Ketahui bagaimana kebutuhan kas itu akan dipenuhi.
• Jalin hubungan baik dengan bank atau pemberi pinjaman agar lancar mendapatkan dana saat membutuhkan.Buatlah perkiraan/proyeksi arus kas beberapa minggu/bulan/tahun sesuai kebutuhan. Buatlah asumsi yang paling masuk akal mengenai kapan akan menerima kas dan kapan harus melakukan pembayaran. Pahami sifat-sifat customers dan suppliers terkait pembayaran.
• Kas yang sifatnya jangka pendek sebisa mungkin untuk membiayai kegiatan bisnis jangka pendek juga, sehingga resiko nombok bisa berkurang.

Rasio Likuiditas

Rasio likuiditas adalah rasio keuangan yang menunjukkan kemampuan perusahaan untuk menjamin kewajiban-kewajiban lancarnya dengan menggunakan harta-harta lancarnya. Menjamin artinya mempunyai kemampuan untuk segera melakukan pembayaran.

Dalam dunia bisnis, hutang piutang adalah hal yang biasa. Istilah umumnya adalah payment term pembelian/penjualan. Perusahaan cenderungan untuk memperlama pembayaran hutang dan mempercepat pencairan piutang, agar lebih leluasa mengelola kas. Agar tidak terlena karena merasa memegang kas banyak, maka kita harus rajin memonitor rasio keuangan terkait likuiditas, agar bisnis aman dan potensi pengembangan bisa diraih.

Beberapa rasio likuiditas* yang sering digunakan adalah:

• Rasio Kas (cash ratio) = (kas + setara kas) : hutang lancar.
• Rasio Cepat (quick ratio atau acid test ratio) = (harta lancar - persediaan) : hutang lancar.
• Rasio Lancar (current ratio) = harta lancar : hutang lancar.

Rasio likuiditas yang tinggi artinya perusahaan sangat mampu melunasi semua kewajiban lancarnya; tetapi bila terlalu tinggi bisa  mengindikasikan tidak efisiennya pengelolaan kas. Bisnis adalah tentang memutar kas, sehingga ketika ada kas menganggur dan jumlahnya besar, bisa mengindikasikan perkembangan bisnis yang melambat.

 

Bila rasio likuiditas terlalu rendah, artinya perusahaan dalam posisi kesulitan membayar supplier-nya, sehingga kelangsungan bisnisnya terancam. Pada titik ini manajemen harus serius untuk mengusahakan pendanaan tambahan agar kepercayaan dari supplier terjaga. Satu dampak dari telat bayar adalah payment term yang dipersingkat atau bahkan harus bayar cash sebelum barang diterima.

Berapakah rasio likuiditas yang ideal?

Untuk mendapatkan rasio likuiditas yang ideal, kita perlu memperhatikan rasio likuiditas dari industri yang sejenis dan seukuran (cross sectional) dan rasio likuiditas tahun-tahun sebelumnya (time series).

Tidak ada rasio ideal yang bisa diterapkan ke semua jenis bisnis, karena bisnis memiliki karakter-nya masing-masing seperti jangka waktu pembayaran yang berbeda, jumlah persediaan minimal yang harus ada atau pun seberapa cepat perputaran persedian, piutang dan hutang. Tetapi panduan umum untuk cash ratio adalah dijaga minimal 1; artinya uang kas yang tersedia sama dengan total hutang yang akan jatuh tempo, agar perusahaan tetap dipercaya oleh supplier karena pasokan bahan baku/barang dagang selalu terjaga.

* Likuid atau lancarnya harta dan kewajiban ditunjukkan dengan kecepatan untuk dikonversi menjadi uang tunai. Semakin cepat menjadi uang tunai, artinya semakin lancar/likuid.

Surplus belum tentu untung, defisit belum tentu rugi

Semua orang tahu istilah untung dan rugi. Untung – rugi diperoleh dengan mengurangkan biaya ke penghasilan. Bila total biaya lebih kecil dari penghasilan maka untung; dan bila sebaliknya maka rugi. Simpel.

Tapi satu kesalahan umum yang sering terjadi adalah orang awam rancu antara untung – rugi dengan surplus - defisit. Ada kecenderungan untuk menganggap setiap pengeluaran uang sebagai biaya; padahal boleh jadi pengeluaran itu adalah investasi atau down payment. Dan menganggap setiap penerimaan kas sebagai penghasilan, padahal boleh jadi pembayaran piutang dari customer.

Untung – rugi adalah istilah akuntansi, yaitu penghasilan dikurangi biaya-biaya yang terkait. Penghasilan diakui saat diperoleh, dan biaya diakui saat terjadinya. Intinya ada pada kapan dan seberapa penghasilan dan biaya yang harus diakui di periode tertentu.

Surplus – defisit adalah uang masuk dikurangi dengan uang keluar. Hasil dari pencatatan uang masuk dan uang keluar adalah laporan arus kas, bukan laporan laba-rugi. Walaupun tidak menunjukkan untung – rugi, laporan arus kas tetaplah penting karena menunjukkan kemampuan bisnis untuk membiayai proyek-proyeknya dan membayar kewajibannya.

CATATAN PENTING: Untung – rugi TIDAK SAMA DENGAN surplus – defisit. Untung – rugi menunjukkan kinerja perusahaan, sementara surplus – defisit menunjukkan posisi kas perusahaan. Kegagalan untuk membedakan keduanya membahayakan kelangsungan bisnis.

Berdasarkan waktunya, untung - rugi terbagi menjadi 2:

1. untung - rugi proyeksi
2. untung - rugi realisasi

Untung - rugi proyeksi adalah untung - rugi yang belum terjadi sehingga dihitung berdasar asumsi-asumsi dan metode perhitungan tertentu; biasanya dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan investasi; atau sebagai target yang harus dicapai.

Karena berupa proyeksi (ramalan) maka harus diperhatikan:

-          asumsi yang digunakan haruslah relevan dan akurat.

-          sebaiknya menggunakan 2 jenis asumsi, yaitu asumsi optimis dan asumsi pesimis.

-          pahami karakteristik biaya (tetap, semi variabel dan variabel).

Untung - rugi realisasi adalah untung - rugi yang sudah terjadi dan dihitung berdasar dokumen-dokumen keuangan. Fungsinya adalah sebagai ukuran kinerja atau sebagai bentuk pertanggungjawaban keuangan.

>>> Untuk membuat untung – rugi proyeksi maupun realisasi, sebaiknya menggunakan jasa konsultan agar hasilnya lebih bisa dipercaya. Atau minimal laporan keuangan bisnis dimintakan review kepada konsultan mengenai kewajarannya sehingga meminimalkan kesalahan.

* Laporan keuangan yang salah akan mengakibatkan pengambilan keputusan bisnis yang salah juga. *

Sistem Bagus, Bisnis Lancar

Bisnis adalah tentang penjualan.
Seberapa pun bagus produk dan seberapa efisien sistem bisnis kita tetapi ketika tidak ada penjualan maka tidak ada bisnis.

Ketika target penjualan terpenuhi, margin bagus dan resiko komplain/retur kecil, itulah yang dinamakan bisnis yang survive atau bahkan berkembang.

 

Target penjualan akan terpenuhi jika kita memiliki produk yang dibutuhkan customers, atau kita bisa meyakinkan customers bahwa mereka butuh produk kita. Selain itu harga jual harus kompetitif, artinya setinggi mungkin dengan tetap memperhatikan harga pesaing dan daya beli customers.
Bila mungkin dan efektif menarik customers, coba tawarkan keuntungan-keuntungan lain yang diperoleh jika membeli produk kita.

Margin (gross profit) akan bagus jika harga jual cukup tinggi dan biaya pokok cukup rendah. Tinggi rendahnya harga pokok dipengaruhi oleh skala ekonomi dan efisiensi proses. Untuk bisnis dengan persaingan yang ketat di mana margin tidak bisa dipatok tinggi, maka jalan mencapai keuntungan adalah dengan volume penjualan dan penghematan.

Resiko komplain atau retur akan kecil ketika menerapkan kontrol kualitas yang bagus dan informasi yang jelas tentang cara kerja produk yang kita jual. Untuk menghindari tuntutan dari customer, sebaiknya kita mencantumkan disclaimer, yaitu pernyataan lepasnya tanggung jawab bisnis atas pemanfaatan produk secara tidak sebagaimana mestinya.

Ketika semua hal di atas dirangkum maka kita bisa lihat bahwa ada 2 aktivitas utama dalam bisnis, yaitu:

1. Penjualan: persuasi/promosi, negosiasi dan delivery ke customers.
2. Sistem bisnis: semua rangkaian kegiatan yang mendukung terjadinya penjualan (alur proses bisnis dan keterkaitan antar bagian, manajemen persediaan, manajemen kas, manajemen sumber daya manusia, sistem pelaporan keuangan).

Sistem yang bagus berperan besar dalam kesuksesan bisnis.

 

Sistem yang bagus artinya efisien dan efektif yaitu pembagian kerja yang jelas agar tujuan bisnis terpenuhi, tidak ada pekerjaan yang tumpang tindih dan tidak ada kerjaan yang tidak perlu (non-value added activity); serta didukung sumber daya manusia yang kompeten.

Sistem yang bagus artinya ada kontrol yang ketat untuk mengamankan aset perusahaan, tetapi masih memungkinkan fleksibilitas bisnis untuk melayani konsumen dan untuk berkembang. Kontrol dan kenyamanan adalah 2 hal yang bertolak belakang (trade off) sehingga harus dikelola dengan hati-hati.

HPP - critical point pada bisnis Anda

Setiap orang yang berbisnis biasanya sudah akrab dengan istilah HPP.

HPP untuk bisnis perdagangan berarti Harga Pokok Penjualan (COGS=Cost of Goods Sold), sementara bagi usaha manufaktur berarti Harga Pokok Produksi (COGM=Cost of Goods Manufactured).

Walaupun sudah familiar, tapi boleh jadi banyak yang tidak mengerti dengan pasti biaya/beban apa saja yang dapat dimasukkan sebagai HPP. Pemahaman yang salah terhadap HPP bisa sangat berbahaya bagi keberlanjutan bisnis, karena berujung pada penentuan harga jual yang salah.

Harga jual yang terlalu tinggi menjadikan bisnis tidak kompetitif dan membangkitkan kesan mahal; sementara harga jual yang terlalu rendah menjadikan penjualan yang lebih banyak tapi merugi.

Di dunia akademis, ada satu mata kuliah tersendiri yang mempelajari tentang HPP, yaitu akuntansi biaya.

Dalam akuntansi biaya disebutkan bahwa komponen HPP itu ada 3:
1. Biaya tenaga kerja langsung.
2. Biaya bahan baku (direct material).
3. Biaya overhead (semua biaya yang terkait langsung dengan produk, selain biaya tenaga kerja langsung dan biaya bahan baku. Contoh: biaya listrik untuk mesin produksi, biaya packaging, biaya bahan tambahan, dan lain-lain).

Bila perusahaan menghasilkan lebih dari satu produk/jasa, maka kita harus mengalokasikan ketiga jenis biaya tadi ke masing-masing produk/jasa dengan menggunakan dasar alokasi yang paling akurat. Semakin banyak jenis produk/jasanya, maka menjadi semakin kompleks proses alokasi biayanya, sehingga perlu dilakukan dengan hati-hati.
Pemilihan dasar alokasi yang salah, akan berujung pada HPP tiap produk yang salah juga; dan berefek jelek ke bisnis seperti yang disebutkan diatas, yaitu: bisnis tidak kompetitif atau banyak penjualan tapi merugi.

Dasar alokasi biaya ada 2 macam, yaitu berdasarkan volume (contoh: jumlah barang yang diproduksi, luas area yang digunakan, jumlah jam tenaga kerja langsung) dan berdasarkan aktivitas (activity based costing).

Penentuan dasar alokasi biaya yang paling akurat membutuhkan analisa yang cermat dan mendetail serta pemahaman yang mendalam tentang proses bisnis dan konsep biaya; sehingga alangkah baiknya jika anda menggunakan jasa konsultan yang berpengalaman untuk melakukannya.

Salam sukses! =)