Accounting software vs sistem manual

Pada saat ini ada banyak pilihan software untuk pelaporan keuangan. Ada Zahir, Accurate, MAS, MYOB, bee accounting, Oracle, SAP, dan lain-lain.

 

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum memutuskan untuk menggunakan accounting software tersebut, yaitu:

1. Apakah sudah benar-benar memerlukan bantuan software? Minimal 3 hal yang perlu dipertimbangkan pada tahap ini, yaitu kompleksitas proses bisnisnya, jumlah item produknya dan jumlah transaksinya. Kalau proses bisnis sederhana dan skalanya masih relatif kecil, maka boleh jadi sistem manual masih memadai.
2. Adakah orang yang bisa dipercaya untuk menangani software tersebut? Tiap software mempunyai kode-kode, format dan alur penyajian yang sangat mungkin berbeda, sehingga perlu waktu untuk mempelajari dan mengaplikasikannya. Orang yang dipercaya tersebut juga harus memahami pembukuan/akuntansi karena software hanya sekedar alat, dan kewajaran penyajian laporan keuangan tetap ditentukan oleh manusianya. Disamping itu, idealnya tidak hanya satu orang di perusahaan yang memahami software, tetapi ada minimal 1 orang lagi sebagai back up.

Setelah dirasakan perlu dan ada orang yang bisa menangani software akuntansi, maka langkah selanjutnya adalah memilih software mana yang akan digunakan. Pada prinsipnya, semua software yang resmi akurasi hasilnya sudah baik.

 

Pertimbangan dalam pemilihan software yaitu:

 

a. Biaya. Umumnya total biaya terdiri atas biaya licence, biaya customising, biaya training, dan biaya technical support. Besarnya biaya di antara software-software tersebut bisa terpaut jauh, sehingga tidak perlu tergesa-gesa memilihnya dan rajin-rajinlah membandingkan fitur-fitur dari masing-masing software.

 

b. Kesesuaian software dengan jenis bisnis perusahaan. Kebanyakan software dibuat secara spesifik untuk bidang bisnis tertentu, yaitu perdagangan, manufaktur dan jasa. Semakin spesifik peruntukan software semakin bagus karena proses didalamnya lebih efisien dan memerlukan lebih sedikit penyesuaian untuk segera digunakan.

 

c. User friendly.
    1) prosedur yang sederhana
    2) tampilan yang enak dilihat dan jelas manfaatnya.
    3) fleksibilitas proses pelaporan keuangan di software untuk menyesuaikan kondisi perusahaan.

 

d. Sistem pengamanan (back up) data. Pengamanan data terkait dengan kerahasiaan informasi, kemungkinan rusaknya data dan sistem recovery-nya.

 

e. Vendor support. Seberapa cepat dan smart vendor bisa merespon permintaan bantuan dari perusahaan haruslah menjadi pertimbangan.

 

Software manapun yang dipilih, secara garis besar prosesnya akan sama. Ada development sistem, ada data input, ada data processing, dan terakhir report presentation. Diperlukan ketekunan dan waktu yang cukup untuk dapat menghasilkan laporan keuangan yang memadai.

 

Tetapi bila tidak ada orang yang bisa dipercaya untuk mengaplikasikan software, atau aplikasi software dirasa terlalu ribet, maka gunakanlah konsultan pembukuan/pelaporan keuangan.

 

***

Laba rugi

Banyak orang yang menjalankan bisnis tanpa pengetahuan akuntansi yang memadai. Yang mereka lakukan adalah membeli, memproduksi, menjual, membayar hutang, menerima pembayaran. Melakukan semua yang harus dilakukan agar dapat menjual sebanyak mungkin dan uang dapat berputar.Tentang keuangan, yang paling maksimal dilakukan adalah menghitung dan mencatat uang masuk dan uang keluar.

Sebenarnya tidak ada yang salah dengan itu.

Karena orang melakukan bisnis dengan alasannya masing-masing. Mungkin karena sekedar hobi untuk menyenangkan hati, mungkin untuk mengisi waktu luang daripada menganggur, mungkin supaya lebih banyak relasi untuk sosialisasi, mungkin meneruskan bisnis warisan orang tua. Semua alasan itu sah-sah saja.

Tapi bila alasan bisnis adalah mencari keuntungan, maka sangat penting untuk bisa menghitung berapa keuntungan yang sebenarnya; karena uang keluar dan uang masuk saja, belum mencerminkan tingkat keuntungan.

Uang keluar tidak serta merta menunjukkan biaya; karena bisa jadi itu berupa pengeluaran investasi, uang muka pembelian, biaya dibayar di muka, atau penggunaan uang untuk kepentingan pribadi (prive). Itu semua tidak boleh dicatat sebagai biaya; tetapi sebagai harta atau pengurang modal. Sementara uang masuk juga belum tentu penghasilan; bisa jadi itu merupakan titipan dari supplier, reimbursement dari asuransi, dan lain-lain yang diklasifikasikan di bawah hutang. Harus juga diperhitungkan transaksi akuntansi yang tidak terkait secara langsung dengan pengeluaran kas tetapi harus dicatat sebagai biaya, contohnya: provisi, depresiasi dan amortisasi. Biaya-biaya yang "tidak terlihat" di daftar kas keluar itu harus dibuatkan daftar tersendiri supaya diperoleh nilai biaya yang akurat untuk menghitung untung/rugi.

Rumus untung/rugi itu sederhana, yaitu = penjualan - biaya.

Yang membuat agak ribet adalah pengakuan penjualan dan jenis biayanya; yaitu klasifikasi penghasilan dan biaya, kapan pengakuannya dan berapa nilainya. Ini terkait dengan prinsip matching dan konsep periode akuntansi.

Bagi orang awam, hal ini mungkin dianggap susah, njlimet, tetapi mau tidak mau harus dilakukan bila ingin mengetahui tingkat keuntungan yang sesungguhnya. Karena tujuan bisnis adalah keuntungan, maka mengetahui berapa keuntungan yang sebenarnya adalah hal yang sangat penting.

Bila tidak ingin berpikir njlimet, maka carilah konsultan pembukuan/akuntansi untuk membuat sistem pelaporan keuangan yang baik; dan bila perlu sekaligus membuat laporannya. Atau yang lebih praktis lagi yaitu konsultan untuk menilai kewajaran dan kelayakan laporan kuangan yang sudah dibuat oleh staf bisnis kita.