Senin, 05 November 2012

Stock opname - prosedur dan teknis pelaksanaan

Stock opname adalah penghitungan fisik persediaan barang dagang untuk dicocokkan dengan catatan perusahaan. Sehingga hasil akhir stock opname adalah laporan perbedaan quantity barang dagang, dan penjelasannya.
Konsep proses stock opname sebenarnya sederhana, yaitu:
  1. Stop pergerakan barang.
  2. Pastikan semua dokumen terkait pergerakan barang selesai dicatat.
  3. Lakukan perhitungan fisik barang.
  4. Bandingkan antara jumlah fisik dengan jumlah di catatan.
  5. Telusuri perbedaan dan lakukan penghitungan fisik ulang, jika diperlukan.
  6. Mencatat perbedaan agar jumlah fisik barang = jumlah barang di catatan perusahaan.
Dalam prakteknya, pelaksanaan stock opname tidak sesederhana itu, apalagi bila jumlah item banyak dan berada di beberapa lokasi.

Secara umum, proses stock opname akan seperti di bawah ini:

A. Persiapan

  1. pembentukan team stock opname. Minimal ada 1 koordinator dan 2 team, yaitu:
  • Team Admin: bertugas menyiapkan, mendistribusikan count tag serta menerima count tag dari team Lapangan. Kemudian pengecekan count tag yang sudah diisi dan melakukan data entry.
  • Team Lapangan; bertugas melakukan perhitungan fisik. Jika barang yang di-stock opname banyak, maka perlu dibentuk beberapa Team lapangan.Tiap team harus terdiri atas gabungan orang gudang dan orang non-gudang. Orang gudang hafal letak barang dan biasanya mampu mengoperasikan forklift atau alat-alat penunjang stock opname, sementara orang non-gudang untuk menjamin validitas data. Bila laporan keuangan perusahaan diaudit, maka Auditor juga akan mengikuti Team Lapangan dalam pengecekan fisik barang, walaupun tidak harus full count.
       Sebaiknya seminggu sebelum pelaksanaan stock opname dilakukan technical meeting untuk memastikan semua orang yang terlibat memahami tugasnya dalam stock opname. Rapat tersebut juga untuk mengetahui apa saja dan berapa banyak perlengkapan yang harus disiapkan untuk pelaksanaan stock opname.

  2. pemberitahuan ke customer bahwa ada stock opname; sehingga tidak ada pengiriman selama stock opname berlangsung.
  3. pemberitahuan ke supplier untuk tidak mengirimkan barang selama stock opname.
  4. block inventory dari pergerakan fisik barang ataupun pergerakan di catatan stock. Pastikan bahwa semua dokumen goods receipt maupun goods issue sudah selesai diinput ke sistem sebelum dilakukan block inventory.
  5. cetak count tag dan pisahkan count tag untuk masing-masing team lapangan. Count tag dibuat rangkap 2, yaitu Asli untuk diserahkan ke Team Admin setelah diisi, dan copy untuk ditempel di barang yang telah dihitung. Data yang harus tercantum di count tag yaitu: nama barang, tipe barang, lokasi barang, dan kolom kosong untuk diisi jumlah, jenis kemasan, satuan, tanda tangan orang gudang, non-gudang dan auditor. Jangan lupa untuk menyiapkan count tag kosong untuk menghitung barang-barang yang lokasinya tidak sesuai sistem, atau barang "temuan".
   6. bagian gudang memanfaatkan waktu selama inventory block dan sebelum stock opname untuk merapikan posisi barang. Barang yang sama pada gudang/toko yang sama harus ditempatkan di satu lokasi; agar proses penghitungan fisik lebih efisien.


B. Pelaksanaan

1. Team lapangan mengambil count tag.
2. Team lapangan melakukan penghitungan fisik. Count tag ditandangani minimal 2 orang anggota team (gudang dan non-gudang) serta auditor eksternal, bila ada. Copy count tag ditempel di barang yang sudah dihitung sebagai tanda agar tidak dobel hitung.
3. Count tag yang sudah diisi dikembalikan ke Team Admin.
4. Team Admin mengecek kelengkapan pengisian count tag dan perhitungannya.
5. Team Admin melakukan data entry; kemudian filing count tag-nya.
6. Koordinator stock opname men-download discrepancy report dan melakukan follow up.
7. Team lapangan yang berbeda melakukan penghitungan fisik ulang terhadap barang yang selisih sambil membawa count tag asli.
8. Hasil penghitungan ulang dimasukkan lagi ke sistem oleh Team Admin.
9. Kembali lakukan langkah no.6. Ulangi langkah 7 dan 8 jika diperlukan; sampai ketemu hasil akhirnya.


C. Pencatatan hasil stock opname.

Ketika selisih stock opname sudah final dan disetujui oleh Manajer/Direktur yang berwenang, maka hasil tersebut di-posting ke sistem agar jumlah barang di catatan sama dengan jumlah fisiknya.

Dan tidak lupa dibuatkan berita acara sebagai bukti stock opname telah selesai dilaksanakan, yang ditandatangani Finance/Accounting Manager dan  Gudang/Inventory Manager.

Selesai.

Jumat, 02 November 2012

Metode penilaian persediaan

Harga barang-barang mengalami perubahan harga dari waktu ke waktu. Kecenderungan umum adalah harga naik karena adanya inflasi. Tetapi pada beberapa jenis barang seperti handphone dan laptop justru mengalami penurunan harga dikarenakan perkembangan teknologi atau pun keluarnya model-model baru.

Dari sudut pandang akuntansi, perubahan harga ini akan berpengaruh terhadap nilai persediaan barang dagang yang tercantum di Neraca dan harga pokok barang terjual (HPP) di Laporan Laba Rugi.

Idealnya, nilai persediaan dan harga pokok barang terjual diidentifikasi satu-satu sehingga diperoleh hasil yang akurat. Tetapi kelemahan dari cara perhitungan ideal ini adalah perlunya waktu dan usaha yang banyak, apalagi bila item barangnya berjumlah ribuan dan nilai per item barangnya kecil. Bisa-bisa yang terjadi adalah biaya pencatatan lebih besar dari margin penjualan produknya (padahal seharusnya: benefit over cost!). Sehingga disimpulkan metode identifikasi satu-satu cenderung tidak efisien untuk dilakukan; kecuali didukung dengan sistem teknologi informasi yang mumpuni. Metode identifikasi satu-satu hanya cocok untuk barang-barang yang nilainya besar dan jumlahnya sedikit. Contohnya: rumah, mobil, pesawat.

Dalam prakteknya, metode penilaian yang umum digunakan ada 3, yaitu FIFO, LIFO dan rata-rata. Perusahaan boleh memilih salah satunya, asal diterapkan secara konsisten dari tahun ke tahun. Pada akhirnya ketika semua barang sudah habis terjual, ketiga metode tersebut akan menghasilkan nilai biaya pokok penjualan (HPP) yang sama.

1.       First In First Out (FIFO) / masuk pertama keluar pertama
Metode FIFO atau Masuk Pertama Keluar Pertama mendasarkan pada asumsi bahwa barang yang terjual lebih dulu adalah barang yang dibeli lebih awal.
Ketika kecenderungan harga adalah naik seiring berjalannya waktu, maka metode FIFO menghasilkan nilai persediaan yang lebih besar dan nilai HPP yang lebih kecil. Dan sebaliknya.

2.       Last In First Out (LIFO) / masuk terakhir keluar pertama
Metode LIFO atau Masuk Pertama Keluar Terakhir adalah kebalikan dari metode FIFO; yaitu bahwa barang yang terjual lebih dulu adalah barang yang terakhir masuk dalam persediaan barang dagang.
Ketika kecenderungan harga adalah naik seiring berjalannya waktu, maka metode LIFO menghasilkan nilai persediaan yang lebih kecil dan nilai HPP yang lebih besar; dan sebaliknya. Dalam hal ini metode LIFO lebih konservatif daripada FIFO.

3.       Moving average / rata-rata bergerak
Metode moving average atau rata-rata bergerak adalah metode tengah-tengah antara FIFO dan LIFO.
Harga pokok per unit barang dihitung dengan rumus: (nilai persediaan awal + nilai pembelian) / (jumlah persediaan awal + jumlah pembelian). Harga pokok per unit ini akan berubah setiap kali terjadi pembelian dengan harga yang berbeda.
Nilai HPP dari barang yang terjual dihitung sebesar jumlah unit terjual dikalikan harga pokok rata-rata pada saat terjadi penjualan. Nilai persediaan sebesar jumlah persediaan akhir dikalikan harga pokok rata-rata yang terakhir.

Gambaran lebih jelasnya bisa dilihat dalam contoh dibawah ini:

1 Januari 2013   - Saldo awal persediaan 100 unit dengan harga Rp.50.000,- per unit.
3 Januari 2013   - Penjualan 75 unit.
5 Januari 2013   - Pembelian 50 unit, harga Rp.55.000,-
14 Januari 2013 - Penjualan 30 unit
21 Januari 2013 - Pembelian 75 unit, harga Rp.59.000,-
23 Januari 2013 - Pembelian 25 unit, harga Rp.63.000,-
25 Januari 2013 - Penjualan 50 unit
29 Januari 2013 - Penjualan 15 unit

Berdasarkan contoh transaksi selama bulan Januari 2013 tersebut, terlihat di bawah ini bahwa metode penilaian persediaan yang berbeda akan menghasilkan nilai persediaan dan HPP yang berbeda*.







* Perbedaan tersebut sifatnya beda sementara/beda waktu.